1. Activos monetarios: fondos y reservas

A. Los fondos son entidades contables que se equilibran a sí mismas con estados financieros separados que detallan sus propios ingresos, gastos, activos y pasivos.

B. Fondo General: El Fondo General financia todos los programas del Distrito y consta de las 4 cuentas que se describen a continuación. Los fondos pueden moverse según sea necesario entre estas cuentas.

i) Cuenta de funcionamiento - Este es el Presupuesto Anual aprobado, que representa las operaciones planificadas del día a día del Distrito. El saldo fluctuará a lo largo del año presupuestario; pero al final de cada año, la cuenta debe retener fondos suficientes para operar los primeros dos meses del año siguiente hasta que se reciban nuevos ingresos fiscales para sostener los gastos operativos.

ii) Reserva operativa a corto plazo: el Distrito mantendrá un saldo de cuenta para propósitos de liquidez de efectivo fiscal que proporcionará suficiente flujo de efectivo para operar el Distrito durante 3 meses. Este saldo de reserva será al menos el 25% del presupuesto del año en curso. Esta cuenta de reserva incorpora el 3% del presupuesto del año fiscal requerido por TABOR como reserva de emergencia.

iii) Reserva operativa a largo plazo: siempre que los ingresos del Distrito superen las necesidades operativas presupuestadas anualmente, el excedente se asignará a esta cuenta para cubrir los gastos operativos futuros anticipados. La transferencia de fondos excedentes tendrá lugar cuando finalice el decimotercer mes, a más tardar al final del primer trimestre.

iv) Reserva de reemplazo de capital: el distrito asignará fondos a esta cuenta para el reemplazo de activos según se considere necesario para mantener las instalaciones y los accesorios para apoyar los programas y servicios de la biblioteca con un cronograma de reemplazo planificado. Esta reserva tendrá un saldo mínimo no menor a $100,000. 

C. Fondo de servicio de la deuda: en el caso de que el Distrito asuma una deuda aprobada por los votantes para la construcción de capital, este fondo se limitaría a ese propósito.

2. Plan financiero estratégico del distrito

A. La Junta establecerá, en consulta con el Director, un Plan Financiero Estratégico decenal y lo revisará anualmente.

3. Presupuesto anual

UNA. El presupuesto anual es el plan financiero para el funcionamiento del Distrito para el año en curso. Proporciona el marco tanto para los gastos como para los ingresos del año y traduce en términos financieros las prioridades del Distrito. El año fiscal del Distrito es del 1 de enero al 31 de diciembre.

B. El desarrollo, presentación y administración del presupuesto anual son responsabilidad del Director asistido por el designado. El proceso comienza en septiembre con el presupuesto final aprobado por la Junta en diciembre antes de la fecha límite establecida por el Estado de Colorado.

C. El presupuesto propuesto estará disponible para la vista del público y se llevarán a cabo dos audiencias públicas antes de la aprobación final en diciembre.

D. El presupuesto final se aprobará por resolución y se presentará como un monto total de gastos asignados con una resolución que autorice la tasación de la tasa del molino.

MI. La Junta debe aprobar cualquier aumento posterior al total de gastos asignados mediante resolución tan pronto como sea posible después de que se conozca el excedente.

4. Compras, contratos, emisión de cheques y tarjetas de crédito

R. Es política del Distrito garantizar un método responsable de responsabilidad en las adquisiciones, mantener el control presupuestario y asegurar bienes y servicios de calidad al mejor costo posible.

B. Las compras serán del proveedor que tenga el costo más bajo cuando la calidad y la puntualidad sean comparables.

C. Si una compra es menor a $5,000, entonces el Director puede hacer una selección sin solicitar ofertas o propuestas; pero, el Director tomará cotizaciones informales y comparará precios de tantos proveedores de bienes o servicios como sea práctico.

D. Para compras superiores a $5,000, el director tiene la discreción de utilizar Comunidades de EE. UU., Programa de compras del estado de Colorado.  Debido a que US Communities ya ha adquirido varias ofertas, estos proveedores se pueden utilizar sin el proceso de licitación. En caso de que no haya un proveedor adecuado disponible en las comunidades de EE. UU., el Director solicitará cotizaciones de tres o más proveedores conocidos por proporcionar los bienes o servicios requeridos. Si no hay tres proveedores disponibles, el Director solicitará ofertas de tantos proveedores como se considere factible.

E. Se delega en el Director la autoridad para adjudicar todas las ofertas o contratos por un total menor o igual a $10,000. Solo la Junta otorgará ofertas superiores a $10,000.

F. El Director comprobará las referencias de los proveedores y contratistas y exigirá que los contratistas tengan una licencia, estén vinculados y asegurados antes de adjudicar un contrato por los servicios que se realizarán para la Biblioteca.

G. El Director revisará todos los contratos existentes con la Junta semestralmente o según sea necesario. Tras la renovación, se puede decidir volver a licitar los contratos como se indicó anteriormente.

H. Las tarjetas de crédito solo se pueden utilizar para asuntos oficiales de la biblioteca. Las tarjetas de crédito se distribuirán al Director, y el Director tiene autoridad para distribuir más tarjetas al personal con importantes responsabilidades de compra. Cada tarjetahabiente debe firmar el Acuerdo de Tarjeta de Crédito del Distrito. Las tarjetas de crédito deben entregarse al terminar el empleo oa solicitud del Director.

5. Activos fijos

R. El Distrito considera que lo mejor para el público que representa es proporcionar un registro de los activos fijos propiedad del Distrito. Para ser clasificada como un activo fijo, una unidad específica de propiedad debe poseer tres atributos: valor tangible, una vida esperada de más de un año y un costo original o valor registrado de al menos $5,000. Una unidad incluye todos los componentes necesarios para que la unidad se utilice para el propósito para el que fue diseñada.

B. El Distrito mantendrá un sistema para un inventario anual de todos los artículos que cumplan con los criterios anteriores. Este sistema cumplirá las funciones de controlar y monitorear los activos del Distrito. La responsabilidad del sistema recaerá en el Director o su designado.

C. Los activos comprados y clasificados como activos fijos de conformidad con esta política se registrarán como desembolso de capital y se inventariarán como activos fijos para fines de informes financieros. Los activos que cumplan todos los criterios de costo excepto los originales se registrarán como una categoría separada de desembolso de capital.

D. Los bienes excedentes totalmente depreciados pueden disponerse con las siguientes prioridades:

i) Otra biblioteca u otra agencia pública sin fines de lucro, preferiblemente en venta.
ii) Una venta anunciada públicamente.
iii) Vendido a liquidadores o casas de subastas.
iv) Desechado si se considera que está en tan malas condiciones que no puede venderse.

6. Inversiones

A. Alcance: Esta Política de Inversión (Política) se aplica a las actividades del Distrito con respecto a la inversión de los activos financieros del Distrito.

B. Objetivos: Los fondos del Distrito se invertirán de acuerdo con esta política y los Estatutos Revisados de Colorado (CRS) § 24-75-601. La cartera de inversiones del Distrito se administrará de manera que se logre una tasa de rendimiento adecuada a lo largo de los ciclos presupuestarios y económicos, al tiempo que se preserva y protege el capital en la cartera general. Los principales criterios de inversión en secuencia prioritaria son la seguridad, la liquidez y el rendimiento.

Los plazos de vencimiento de la inversión deben seleccionarse y planificarse para garantizar la disponibilidad de fondos para los gastos planificados. Todas las cuentas del Fondo General son elegibles para inversiones; sin embargo, los activos líquidos deben estar fácilmente disponibles cuando se requiera su uso designado.

C. Delegación de autoridad: El Director o su designado será el Gestor de Inversiones (Gestor) responsable de las decisiones y actividades de inversión. Antes de cualquier delegación, el Director informará a la Junta sobre la delegación propuesta, con la justificación de la delegación. La persona o entidad que reciba la delegación no podrá delegar más la función. El Administrador operará el programa de administración de inversiones de acuerdo con esta política. El Comité de Finanzas (Comité) designado por la Junta se asegurará de que el Gerente cumpla con esta política y reportará cualquier inconsistencia a la Junta.

D. Prudencia:

i) El estándar de prudencia que aplicará el Administrador será la Regla del Inversor Prudente, que establece que las inversiones se realizarán con criterio y cuidado, en las circunstancias que prevalezcan en ese momento, que personas de prudencia, discreción e inteligencia ejerzan en la gestión de sus propios asuntos, no para la especulación, sino para la inversión, considerando la probable seguridad de su capital así como los probables ingresos que se derivarán. Esta regla se aplicará en el contexto de la gestión de la cartera global.

ii) El Administrador, actuando de acuerdo con esta política y ejerciendo la debida diligencia, no será personalmente responsable de transacciones de inversión específicas, el riesgo crediticio de un valor o los cambios en el precio de mercado.

iii) El Gerente será responsable de asegurar la liquidez suficiente de la inversión para que las operaciones del Distrito puedan mantenerse con un endeudamiento mínimo en caso de quiebra de cualquier institución financiera.

E. Gestión y seguimiento de la cartera:

i) Todas las inversiones se realizarán de acuerdo con el CRS, que incluyen lo siguiente: § 30-10-708 CRS (Depósito de Fondos en Bancos y Asociaciones de Ahorro y Préstamo); § 11-10.5-101 CRS et. seq. (Ley de Protección de Depósitos Públicos (PDPA)); § 24-75-601 CRS et. seq. (Fondos - Inversiones legales); § 24-75-603 CRS (Depositarios); y § 24-75-702 CRS (Gobiernos locales - Autoridad para reunir fondos excedentes). Cualquier revisión o extensión de estas secciones de los estatutos se considerará parte de esta política inmediatamente después de la fecha de vigencia posterior a su promulgación.

ii) El Administrador organizará, controlará y tomará decisiones relacionadas con las necesidades de flujo de efectivo y las oportunidades de inversión. Al realizar cualquier inversión a plazo fijo, el Gerente seleccionará inversiones con plazos de vencimiento consistentes con los requisitos de flujo de efectivo futuros del Distrito. Se deben seleccionar los instrumentos que brinden el mayor valor dentro del vencimiento requerido y dentro de los parámetros de esta política.
Además, el Gerente llevará a cabo una revisión de diligencia debida de la condición y el historial regulatorio de cada institución financiera, incluidos los grupos estatales, antes de invertir.

iii) El contenido de la cartera de inversiones será revisado periódicamente por el Comité y presentado al Directorio para su revisión anualmente, o con mayor frecuencia según se solicite, como un informe de inversiones. El informe consistirá en: calificaciones de inversiones, rendimiento, comparaciones de referencia y narrativas.

iv) El Administrador podrá convocar a un grupo de ciudadanos conocedores para que actúen como asesores. Este grupo no tendrá poder para modificar estas políticas de inversión ni tomar ninguna decisión delegada al Gestor de Inversiones en virtud de estas políticas, pero tendrá únicamente carácter consultivo.

F. Diversificación de la cartera:

i) Todas las inversiones se considerarán a corto plazo (menos de un año) o largo plazo (de uno a cinco años). El Gerente debe elegir las inversiones para cumplir con los objetivos de flujos de efectivo establecidos en los planes estratégicos y presupuestos aprobados por el Directorio.

ii) La Gestora diversificará las inversiones utilizando múltiples vehículos de inversión para que, siempre que sea posible, la cartera total esté bien diversificada.

iii) Los instrumentos y la diversificación para la cartera de largo plazo serán los mismos que para la cartera de corto plazo. Ninguna inversión a largo plazo excederá los 5 años sin la aprobación de la Junta.

G. Custodia y colateralización:

i) Todos los valores de inversión a plazo fijo comprados bajo esta política serán mantenidos en custodia de terceros por una institución de custodia (Custodio) elegible bajo § 24-75-601 CRS El Depositario emitirá un recibo de custodia que enumere el instrumento específico, tasa, vencimiento y otra información pertinente.

ii) Los valores de tipo depósito, como los certificados de depósito, estarán garantizados según lo requiera la PDPA por cualquier monto que exceda la cobertura de la Corporación Federal de Seguros de Depósitos (FDIC) o la Corporación Federal de Seguros de Ahorros y Préstamos (FSLIC). Los instrumentos del mercado monetario, como los fondos mutuos del mercado monetario registrados por la Comisión de Bolsa y Valores de EE. UU. (SEC) calificados según § 24-75-601 CRS y los fondos comunes estatales según § 24-75-701 CRS, estarán garantizados según lo exige la ley.

7. Gestión de caja y banca

R. Es política del Distrito garantizar el manejo seguro y protegido del dinero a través de un programa eficiente de administración de efectivo. Los fondos serán retenidos solo por bancos, que aseguran fondos a través de la FDIC o están organizados como un Fondo de Inversión del Gobierno como se define en
Sección 24-75-701 CRS

B. El Distrito se suscribe a la práctica de control dual. El Director, Contador, Presidente de la Junta y Tesorero son los únicos firmantes aprobados. Se requieren dos firmas para:

I)  Apertura y cierre de cuentas
ii) Firma de cheques generados internamente
iii) Autorizar cualquier transferencia de fondos transferidos

C. Todos los extractos bancarios serán conciliados mensualmente por el Contador y revisados por el Director y el Comité. Todos los gastos serán revisados mensualmente por el Comité.

D. Los recibos de efectivo se contabilizarán utilizando los procedimientos y la documentación desarrollados por el Director.

MI. El Distrito acepta pagos en efectivo, cheques y transferencias electrónicas. Las personas que emitan cheques que se devuelven por fondos insuficientes o por cualquier otro motivo pueden ser sometidos a cobros y cobrar un cargo de $20.00.

F. El Distrito está autorizado a mantener caja chica hasta $ 100.00. El propósito de la caja chica es proporcionar dinero para el personal que realiza pequeñas compras que se necesitan de inmediato y que no exceden la suma de $20.00. Se requieren recibos.

GRAMO. No se permiten los adelantos en efectivo y de salario a los empleados ni el cobro de cheques personales de los empleados.

8. Gestión de la deuda

R. Toda deuda legal según lo prescrito por CRS es un medio potencial para recaudar fondos.

B. La Junta puede autorizar préstamos temporales a corto plazo cuando sea apropiado. El plazo del préstamo no puede exceder los seis meses.

C. Se establecerá una línea de crédito comercial, que no excederá $100,000, con el fin de proporcionar tarjetas de crédito comerciales al personal designado (consulte la Sección 4. I). El monto total de la línea de crédito será establecido por el Director y aprobado por la Junta. Se requerirán dos firmas para asegurar una línea de crédito comercial; 1) el Director y 2) el Presidente de la Junta o el Tesorero de la Junta. El Director designará al Contador para que actúe como Administrador de la cuenta de la tarjeta de crédito comercial.

D. La Junta puede autorizar la emisión de votos que, de tener éxito, permitirían la emisión de instrumentos de bonos de capital para importantes fondos de construcción.

9. Regalos y memoriales

UNA. El Distrito reconoce la gran importancia de los obsequios y donaciones para el futuro desarrollo y crecimiento de la Biblioteca. Todos los obsequios se consideran aceptados cuando el Director o la Junta determina que pueden ser utilizados por la Biblioteca o ser de beneficio para ella.

B. La Fundación Amigos y Fundación de la Biblioteca de Estes Valley (Friends & Foundation) aceptará y administrará todos los obsequios de dinero en efectivo, valores, bienes inmuebles y legados hechos al Distrito que sean compatibles con las políticas de la Biblioteca y Friends & Foundation, la intención del donante y corresponda. leyes.

C. Las donaciones de libros y otros materiales similares se transfieren a Friends & Foundation después de que el personal de la biblioteca selecciona aquellos materiales que cumplen con los criterios de selección regulares de la biblioteca. 

10. Seguimiento y presentación de informes

UNA. El Director es responsable de presentar a la Junta un informe mensual que muestre los ingresos, gastos y saldos de fondos hasta la fecha. El Director destacará las variaciones del presupuesto aprobado en el informe mensual.

B. Durante el cuarto trimestre de cada año fiscal, el Director presentará al Directorio un informe anual que aborde el cumplimiento de los requisitos de estas Políticas de Gestión Financiera. Este informe también incluirá los informes requeridos sobre inversiones según lo prescrito en la Sección 6. INVERSIONES, subsección E. Gestión y seguimiento de la cartera.

C. En caso de que alguna de las cuentas de reserva caiga por debajo de sus mínimos requeridos, el Director alertará inmediatamente a la Junta y poco después propondrá un plan para restablecer esas cuentas a sus requisitos mínimos.

D. Semestralmente, el Distrito contratará a un profesional financiero externo para brindar una seguridad razonable con respecto al logro de las actividades preventivas y detectivescas con los siguientes objetivos:

I)  Fiabilidad de la información financiera y las actividades financieras transaccionales.
ii)  Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables

11. Auditoría anual

UNA. Como lo requieren § 29-1-601 a § 29-1-608 CRS (Ley de Auditoría del Gobierno Local) y § 24-90-109 (Ley de Bibliotecas), la Junta se asegurará de que una auditoría anual de los asuntos y transacciones financieros de todos los fondos y actividades del Distrito para cada año fiscal, y que los resultados de la auditoría se distribuyan como se describe en estos estatutos.

B. Es deber del Comité supervisar la Auditoría Financiera anual. Es responsabilidad del auditor planificar y realizar la auditoría. El auditor, con información del personal de la biblioteca, determina que los estados financieros del Distrito están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

C. La auditoría se completará y el auditor deberá presentar el informe de auditoría a la Junta de Distrito a más tardar en la reunión de la junta de junio.

D. El Comité, en colaboración con el Director, iniciará una revisión del trabajo de auditoría y el desempeño del Auditor contratado cada cinco años. Se pueden solicitar ofertas como parte de esta revisión para garantizar tarifas competitivas.

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Las Políticas de Administración Financiera de la Biblioteca de Estes Valley fueron adoptadas y aprobadas por la Mesa Directiva del Distrito de Bibliotecas Públicas de Estes Valley el 17 de noviembre de 2014 y revisadas el 15 de septiembre de 2017, 18 de noviembre de 2019 y 16 de febrero de 2021.

John Krueger, presidente Peter Johnson, secretario