La Junta de Síndicos (Junta) del Distrito de Bibliotecas Públicas de Estes Valley (Biblioteca) ha establecido Comités Permanentes según lo autorizado por el Artículo VI, Párrafo 1 de los Estatutos de la Junta. Para cumplir con esta autorización, el Presidente de cada Comité Permanente deberá presentar informes periódicos a la Junta.
A committee is a Library Board committee only if its existence and authorization comes from the Board itself. The only authorized Board Standing Committees are those which are set forth in this policy and these will continue in existence until this policy is modified to delete their authorization.
Esta Política no se refiere a los Comités Especiales de la Junta, que están autorizados por el Artículo VI, Párrafo 2 de los Estatutos de la Biblioteca. Estos Comités Especiales están autorizados por la Junta para propósitos limitados especiales y sirven solo hasta que se complete la asignación.
RESTRICCIONES DEL COMITÉ
Los comités de la Junta tienen una función esencial: fortalecer y apoyar el trabajo de la Junta en su conjunto. Los comités no toman decisiones. Proporcionan recomendaciones de actualidad para ayudar a toda la Junta a tomar decisiones. Los comités de la Junta no deben interferir con la delegación de la Junta al Director de la Biblioteca, o del Director de la Biblioteca al personal. Respectivamente:
- Los comités de la junta actúan como grupos de enfoque que se concentran en la información y los antecedentes necesarios para llevar una recomendación a la junta.
- Los comités de la Junta por lo general ayudan a la Junta llevando a cabo actividades que no se delegan al Director de la Biblioteca, preparando alternativas e implicaciones de políticas para la deliberación de la Junta, o realizando funciones específicas de monitoreo. Los comités de la junta normalmente no tendrán participación directa en las operaciones actuales del personal.
- Los comités de la Junta no pueden hablar ni actuar en representación de la Junta, excepto cuando se les otorgue formalmente dicha autoridad para propósitos específicos y / o por tiempo limitado.
- Esta política se aplica a cualquier grupo formado por acción de la Junta, se llame o no comité e independientemente de si el grupo incluye miembros de la Junta. No se aplica a los comités formados bajo la autoridad del Director de la Biblioteca.
- Las reuniones que incluyan a 3 o más Fideicomisarios se considerarán reuniones públicas con la notificación adecuada al público antes de la reunión. Los requisitos adicionales para estas reuniones se indican en los estatutos para garantizar el cumplimiento de las leyes de reuniones abiertas de Colorado.
COMITÉS PERMANENTES DE LA JUNTA
Los Comités Permanentes de la Junta de Bibliotecas autorizados son:
- Comité de Asuntos Gubernamentales
- Comite de finanzas
- Comité de Políticas
RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ
Comité de Asuntos Gubernamentales es responsable de asesorar al gobierno local, del condado, estatal y nacional sobre temas de interés para la Biblioteca y de llevar estos temas a la Junta en su conjunto. El Comité también es responsable de monitorear e informar a la Junta los cambios legislativos que afecten a la Biblioteca. Este comité establece la agenda de las reuniones de la Junta. El presidente de la Junta es el presidente del Comité de Asuntos Gubernamentales.
Comite de finanzas es responsable de monitorear las finanzas de la Biblioteca, elaborando informes mensuales que detallan las desviaciones presupuestarias y reportando la situación financiera de la Biblioteca a la Junta. El Comité de Finanzas asegura que la Biblioteca cumple con las leyes y reglamentos pertinentes relacionados con asuntos contables y financieros; está operando de acuerdo con prácticas comerciales sólidas; está conduciendo sus asuntos de manera ética; mantiene controles efectivos contra los conflictos de intereses, los errores y el fraude de los empleados; y proporciona una divulgación financiera precisa y completa. El Comité de Finanzas revisa y modifica el presupuesto anual de la biblioteca propuesto desarrollado por el director de la biblioteca y el personal. El Comité presenta el presupuesto recomendado a la Junta para su revisión y aprobación final. También es deber del Comité de Finanzas supervisar la Auditoría Financiera anual. El Tesorero de la Junta es el presidente del Comité de Finanzas.
Comité de Políticas es responsable de la revisión, modificación, eliminación o adición periódica de las políticas de la Biblioteca para su consideración y aprobación por parte de la Junta de conformidad con el Artículo V de los Estatutos. Cada política es revisada aproximadamente cada tres años por la Junta para garantizar que la Biblioteca esté sirviendo a sus usuarios de manera eficiente, manejando las quejas de manera efectiva y permitiendo que el personal trabaje de manera consistente. El Secretario de la Junta es el presidente del Comité de Políticas.
MIEMBROS DEL COMITÉ PERMANENTE DE LA JUNTA
Cada miembro del Comité será designado anualmente por el Presidente de la Junta. Después de la elección anual de Funcionarios de la Junta, el presidente recién electo hará recomendaciones de asignación de comité con la aprobación final de la Junta. Se nombrarán dos fideicomisarios para servir en cada comité con uno designado como el presidente del comité. Los miembros del comité pueden ser seleccionados de fuera de la Junta para proporcionar la experiencia y los conocimientos necesarios o deseados. El Director de la Biblioteca servirá como miembro ex-oficio de cada comité.
La Junta puede remover a un miembro del Comité en cualquier momento cuando al menos cinco Fideicomisarios voten para remover al miembro. Cuando ocurra una vacante en cualquier Comité, el Presidente de la Junta de la Biblioteca nombrará un reemplazo tan pronto como sea posible. Todas las asignaciones del Comité se documentarán en las actas de la Junta.
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por favor refiérase a Conjunto de políticas de gobernanza de bibliotecas para más información.
La biblioteca de Estes Valley Standing Committees of the Board of Trustees Policy was adopted and approved by the Estes Valley Public Library District Board of Trustees on August 21, 2006, revised December 8, 2008, March 21, 2011 and April 21, 2014, reviewed on May 15, 2017 and November 16, 2020, and revised on May 15, 2023.
Lynn Lawson, President John Krueger, Secretary