Comisiones Permanentes del Consejo

La Junta Directiva (Junta) del Distrito de Bibliotecas Públicas de Estes Valley (Biblioteca) ha establecido comités permanentes según lo autorizado por el Artículo VI, Párrafo 1 de los Estatutos de la Junta. Para dar cumplimiento a esta autorización, el Presidente de cada Comisión Permanente deberá rendir informes periódicos al Consejo.

Un comité es comité de la Junta de Biblioteca sólo si su existencia y autorización provienen de la propia Junta. Los únicos Comités Permanentes de Junta autorizados son los que se establecen en esta política y estos continuarán existiendo hasta que esta política sea modificada para eliminar su autorización.

Esta Política no se refiere a los Comités Especiales de la Junta, que están autorizados por el Artículo VI, Párrafo 2 de los Estatutos de la Biblioteca. Estos Comités Especiales están autorizados por la Junta para propósitos especiales limitados y sirven únicamente hasta la finalización de la tarea.

RESTRICCIONES DEL COMITÉ
Los comités de la Junta tienen una función esencial: fortalecer y apoyar el trabajo de la Junta en su conjunto. Los comités no toman decisiones. Proporcionan recomendaciones temáticas para ayudar a toda la Junta a tomar decisiones. Los comités de la junta no deben interferir con la delegación de la junta al director de la biblioteca, o del director de la biblioteca al personal. Respectivamente:

1. Los comités de la junta directiva actúan como grupos focales que se concentran en la información y los antecedentes necesarios para presentar una recomendación a la junta.
2. Los comités de la junta suelen ayudar a la junta realizando actividades no delegadas al director de la biblioteca, preparando alternativas de políticas e implicaciones para las deliberaciones de la junta o realizando funciones de seguimiento específicas. Los comités de la junta normalmente no tendrán participación directa en las operaciones actuales del personal.
3. Los comités de la junta no pueden hablar ni actuar en nombre de la junta, excepto cuando se les otorga formalmente dicha autoridad para propósitos específicos y/o por tiempo limitado.
4. Esta política se aplica a cualquier grupo formado por acción de la Junta, se llame o no comité y sin importar si el grupo incluye miembros de la Junta. No se aplica a los comités formados bajo la autoridad del Director de la Biblioteca.
5. Las reuniones que incluyan a 3 o más Fideicomisarios se considerarán reuniones públicas y se requerirá la notificación adecuada al público antes de la reunión. Los requisitos adicionales para estas reuniones se indican en los Estatutos para garantizar el cumplimiento de las Leyes de Reuniones Abiertas de Colorado.

COMITÉS PERMANENTES DE LA JUNTA
Los Comités Permanentes autorizados de la Junta de Biblioteca son:

1. Comité de Asuntos Gubernamentales
2. Comite de finanzas
3. Comité de Política

RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ

Comité de Asuntos Gubernamentales es responsable de asesorar al gobierno local, del condado, estatal y nacional sobre temas de interés para la Biblioteca y de presentar estos temas a la Junta en su conjunto. El Comité también es responsable de monitorear e informar a la Junta los cambios legislativos que afecten a la Biblioteca. Este comité fija el orden del día de las reuniones del Consejo. El Presidente de la Junta es el presidente del Comité de Asuntos Gubernamentales.

Comite de finanzas es responsable de monitorear las finanzas de la Biblioteca, realizar informes mensuales que detallan las desviaciones presupuestarias e informar la situación financiera de la Biblioteca a la Junta. El Comité de Finanzas garantiza que la Biblioteca cumple con las leyes y reglamentos pertinentes relacionados con asuntos contables y financieros; está operando de acuerdo con prácticas comerciales sólidas; está llevando a cabo sus asuntos de manera ética; mantiene controles efectivos contra conflictos de intereses, errores y fraudes de los empleados; y proporciona información financiera precisa y completa. El Comité de Finanzas revisa y modifica el presupuesto anual de la biblioteca propuesto según lo desarrollado por el director de la biblioteca y el personal. El Comité presenta el presupuesto recomendado a la Junta para su revisión y aprobación final. También es deber del Comité de Finanzas supervisar la Auditoría Financiera anual. El Tesorero de la Junta es el presidente del Comité de Finanzas.

Comité de Política es responsable de la revisión, modificación, eliminación o adición periódica de las políticas de la Biblioteca para su consideración y aprobación por parte de la Junta de conformidad con el Artículo V de los Estatutos. La Junta revisa cada política aproximadamente cada tres años para garantizar que la Biblioteca preste servicios a sus usuarios de manera eficiente, maneje las quejas de manera efectiva y permita que el personal trabaje de manera consistente. El Secretario de la Junta es el presidente del Comité de Políticas.

MEMBRESÍA DEL COMITÉ PERMANENTE DE LA JUNTA
Cada miembro del Comité será designado anualmente por el Presidente de la Junta. Después de la elección anual de funcionarios de la Junta, el Presidente recién elegido hará recomendaciones para la asignación de comités con la aprobación final de la Junta. Se nombrarán dos fideicomisarios para formar parte de cada comité y uno de ellos será designado como presidente del comité. Los miembros del comité pueden ser seleccionados fuera de la Junta para brindar los conocimientos y la experiencia necesarios o deseados. El Director de la Biblioteca actuará como miembro ex officio de cada comité.

La Junta puede destituir a un miembro del Comité en cualquier momento cuando al menos cinco Fideicomisarios votan para destituir al miembro. Cuando se produzca una vacante en cualquier Comisión, el Presidente del Patronato de la Biblioteca nombrará un sustituto a la mayor brevedad. Todas las asignaciones del Comité se documentarán en las actas de la Junta.

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por favor refiérase a Conjunto de políticas de gobernanza bibliotecaria para más información.

La biblioteca del valle de Estes Comisiones Permanentes del Patronato Política fue adoptada y aprobada por la Junta Directiva del Distrito de Bibliotecas Públicas de Estes Valley el 21 de agosto de 2006, revisada el 8 de diciembre de 2008, 21 de marzo de 2011 y 21 de abril de 2014, revisada el 15 de mayo de 2017 y 16 de noviembre de 2020, y revisada el 15 de mayo de 2023.

Lynn Lawson, Presidenta John Krueger, Secretario