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Gestión financiera

1. Activos monetarios: fondos y reservas

R. Los fondos son entidades contables autoequilibradas con estados financieros separados que detallan sus propios ingresos, gastos, activos y pasivos.

B. Fondo General: El Fondo General financia todos los programas del Distrito y consta de las 4 cuentas que se describen a continuación. Los fondos pueden moverse según sea necesario entre estas cuentas.

i) Cuenta Operativa – Este es el Presupuesto Anual aprobado, que representa las operaciones planificadas del día a día del Distrito. El saldo fluctuará a lo largo del año presupuestario; pero al final de cada año, la cuenta debe retener fondos suficientes para operar los dos primeros meses del año siguiente hasta que se reciban nuevos ingresos tributarios para sostener los gastos operativos.

ii) Reserva operativa a corto plazo: el Distrito mantendrá un saldo de cuenta para fines de liquidez de efectivo fiscal que proporcionará suficiente flujo de efectivo para operar el Distrito durante tres meses. Este saldo de reserva será de al menos 25% del presupuesto del año en curso. Esta cuenta de reserva incorpora los 3% del presupuesto del ejercicio fiscal requeridos por TABOR como reserva de emergencia.

iii)  Long-Term Reserve – Reserva objetivo de tres. meses o 25%, lo que sea mayor, of current operating expenditures will be maintained in anticipation of ordinary facility maintenance and/or extreme events. Spending of the long-term reserve below the 25% minimum target requires Board approval.  Whenever the District’s revenue exceeds annual budgeted operating needs, the surplus will be assigned to this account to meet anticipated future operating and/or capital expenses.  The transfer of surplus funds shall take place when the 13th month is finalized, no later than the end of 1st Quarter.

El Distrito se esforzará por mantener en reserva 50% del total de gastos operativos.

C. Fondo de Servicio de la Deuda: En el caso de que el Distrito asuma deuda aprobada por los votantes para construcción de capital, este fondo estaría restringido a ese propósito.

2. Pronóstico financiero estratégico del distrito

A. La Junta establecerá, en consulta con el Director, un Pronóstico Financiero Estratégico a 10 años y lo revisará anualmente.

3. Presupuesto anual

A. El año fiscal del Distrito es del 1 de enero al 31 de diciembre. El presupuesto anual es el plan financiero para el funcionamiento del Distrito para el año en curso. Proporciona el marco tanto para los gastos como para los ingresos del año y traduce las prioridades del Distrito en términos financieros.

B. El desarrollo, presentación y administración del presupuesto anual son responsabilidad del Director asistido por el Contador. The process begins in July  with the final budget approved by the Board in December prior to the deadline established by the State of Colorado.

C. El presupuesto propuesto estará disponible para la vista del público a mediados de octubre. Las audiencias públicas se llevarán a cabo durante las reuniones de la Junta de noviembre y/o diciembre, con la aprobación final en la reunión de la Junta de diciembre o, antes de la fecha de presentación del presupuesto establecida por el Condado o Estado.

D. El presupuesto final se aprobará mediante resolución y se presentará como un monto total de gastos asignados con una resolución que autorice la evaluación del impuesto al molino.

MI. La Junta debe aprobar cualquier aumento posterior al total de gastos asignados mediante resolución tan pronto como sea práctico después de que se conozca un exceso.

4. Compras, Contratos, Giro de Cheques y Tarjetas de Crédito

A. Es política del Distrito garantizar un método responsable de rendición de cuentas en materia de adquisiciones, mantener el control presupuestario y asegurar bienes y servicios de calidad al mejor costo posible.

B. Las compras se realizarán al proveedor que tenga el costo más bajo cuando la calidad y la puntualidad sean comparables.

C. Si una compra es inferior a $20.000, el Director podrá realizar una selección sin solicitar ofertas ni propuestas; pero, el Director tomará cotizaciones informales y comparará precios de tantos proveedores de bienes o servicios como sea práctico.

D. Para compras entre $20,001 y $50,000, el director tiene la discreción de utilizar government  purchasing programs.  Because these programs have already acquired multiple bids, these vendors can be used without the bidding process. If not used, the Director shall solicit quotes from three or more vendors known to provide the goods or services required.  If three providers are not available, the Director shall solicit bids from as many providers as are determined to be practicable.

MI. Para compras superiores a $50,000 se requiere una Solicitud de Propuesta (RFP) formal; Mínimo 3 proveedores. Sólo la Junta adjudicará ofertas superiores a $50.000.

Límite/Circunstancia

Solicitud de precio

Aprobación

Más de $50,000 pedido o contrato total

Solicitud de propuesta; Busque mínimo 3 proveedores 

Junta directiva

$20,000 – $50,000

Ofertas o cotizaciones escritas; Busque 3 proveedores preferidos 

Directora de biblioteca 

Hasta $20.000

Facturas y estimaciones 

Directora de biblioteca 

F. El Director verificará las referencias de proveedores y contratistas y exigirá pruebas de que los contratistas tienen licencia, están garantizados y asegurados antes de otorgar un contrato para los servicios que se realizarán para la Biblioteca.

G. El Director revisará todos los contratos existentes con la Junta anualmente. A la fecha de renovación, se podrá decidir volver a licitar los contratos como se indicó anteriormente.

h. Las tarjetas de crédito sólo se pueden utilizar para asuntos oficiales de la biblioteca. Las tarjetas de crédito se distribuirán al Director, y el Director tiene autoridad para distribuir más tarjetas al personal con importantes responsabilidades de compras. Cada titular de tarjeta debe firmar el Acuerdo de Tarjeta de Crédito del Distrito. Las tarjetas de crédito deben entregarse al terminar el empleo oa solicitud del Director.

5. Activos fijos

A. El Distrito considera que lo mejor para el público que representa es proporcionar un registro de los activos fijos que posee el Distrito. Para ser clasificada como activo fijo, una unidad específica de propiedad debe poseer tres atributos: valor tangible, una vida esperada de más de un año y un costo original o valor registrado de al menos $20,000. Una unidad incluye todos los componentes necesarios para que la unidad se utilice para el propósito previsto.

B. El Distrito mantendrá un sistema para un inventario anual de todos los artículos que cumplan con los criterios anteriores. Este sistema cumplirá las funciones de control y seguimiento de los bienes del Distrito. La responsabilidad del sistema recaerá en el Director o su designado.

C. Los activos adquiridos y clasificados como activos fijos de conformidad con esta política se registrarán como desembolsos de capital y se inventariarán como activos fijos para fines de presentación de informes financieros. Los activos que cumplan todos los criterios excepto el costo original se registrarán como una categoría separada de desembolso de capital.

D. Los bienes excedentes totalmente depreciados podrán enajenarse con las siguientes prioridades:

i)  Another library or other non-profit public agency, preferably by sale.
ii)  A publicly advertised sale.
iii) Vendidos a liquidadores o casas de subastas.
iv) Desechado si se considera que está en tan malas condiciones que no se puede vender.

6. Inversiones

A. Alcance: Esta Política de Inversión (Política) se aplica a las actividades del Distrito con respecto a la inversión de los activos financieros del Distrito.

B. Objetivos: Los fondos del Distrito se invertirán de acuerdo con esta política y los Estatutos Revisados de Colorado (CRS) § 24-75-601. La cartera de inversiones del Distrito se administrará de manera que se alcance una tasa de rendimiento adecuada a lo largo de los ciclos presupuestarios y económicos, preservando y protegiendo al mismo tiempo el capital en la cartera general. Los principales criterios de inversión en secuencia prioritaria son la seguridad, la liquidez y el rendimiento.

Los términos de vencimiento de la inversión deben seleccionarse y planificarse para garantizar la disponibilidad de fondos para los gastos planificados. Todas las cuentas del Fondo General son elegibles para inversiones; sin embargo, los activos líquidos deben estar fácilmente disponibles cuando se requiera su uso designado.

C. Delegación de Autoridad: El Director o su designado será el Gerente de Inversiones (Gerente) responsable de las decisiones y actividades de inversión. Con carácter previo a cualquier delegación, el Director informará al Consejo de la propuesta de delegación, razonando la misma. La persona o entidad que reciba la delegación no podrá delegar más la función. El Gestor operará el programa de gestión de inversiones de conformidad con esta política. El Comité de Finanzas (Comité) designado por la Junta asegurará que el Administrador cumpla con esta política e informará cualquier inconsistencia a la Junta.

D. Prudencia:

i) The standard of prudence to be applied by the Manager shall be the Prudent Investor Rule, which states that investments shall be made with judgment and care, under circumstances then prevailing, which persons of prudence, discretion, and intelligence exercise in the management of their own affairs, not for speculation, but for investment, considering the probable safety of their capital as well as the probable income to be derived. This rule shall be applied in the context of managing the overall portfolio.

ii) El Administrador, actuando de conformidad con esta política y ejerciendo la debida diligencia, no será considerado personalmente responsable de transacciones de inversión específicas, el riesgo crediticio de un valor o los cambios en el precio de mercado.

iii) El Gerente será responsable de asegurando suficiente liquidez de inversión para que las operaciones del Distrito puedan mantenerse con un endeudamiento mínimo en caso de quiebra de cualquier institución financiera.

E. Gestión y seguimiento de la cartera:

i) All investments will be made in accordance with the C.R.S., which include the following: § 30-10-708 C.R.S. (Deposit of Funds in Banks and Savings and Loan Associations); § 11-10.5-101 C.R.S. et. seq. (Public Deposit Protection Act (PDPA)); § 24-75-601 C.R.S. et. seq. (Funds – Legal Investments); § 24-75-603 C.R.S. (Depositories); and § 24-75-702 C.R.S. (Local Governments – Authority to Pool Surplus Funds). Any revisions or extensions of these sections of the statutes will be considered to be part of this policy immediately upon the effective date following enactment.

ii) The Manager shall organize, control, and make decisions relating to cash flow needs and investment opportunities. When entering into any fixed term investments, the Manager shall select investments with maturity terms consistent with the District’s future cash flow requirements. Instruments should be selected that provide the greatest value within the maturity required and within the parameters of this policy.  In addition, the Manager shall conduct a due diligence review of the condition and the regulatory history of each financial institution, including state pools, prior to investing.

iii) El contenido de la cartera de inversiones será revisado periódicamente por el Comité y presentado a la Junta para su revisión anualmente, o con mayor frecuencia según se solicite, como un informe de inversiones. El informe constará de: calificaciones de inversiones, rendimiento, comparaciones de índices de referencia y narrativas.

iv) The Manager may convene a group of knowledgeable citizens to act as advisors. This group shall have no power to modify these investment policies or make any decision delegated to the Investment Manager under these policies, but shall be advisory only.

F. Portfolio Diversification:

i) Todas las inversiones se considerarán de corto plazo (menos de un año) o de largo plazo (de uno a cinco años). El Gerente debe elegir las inversiones para cumplir con los objetivos de flujo de efectivo establecidos en los planes estratégicos y presupuestos aprobados por la Junta.

ii) El Gestor diversificará las inversiones utilizando múltiples vehículos de inversión para que, siempre que sea posible, la cartera total esté bien diversificada.

iii) Los instrumentos y diversificación de la cartera de largo plazo serán los mismos que para la cartera de corto plazo. Ninguna inversión a largo plazo excederá los 5 años sin la aprobación de la Junta.

G. Custodia y Garantía:

i) All fixed term investment securities purchased under this policy shall be held in third-party safekeeping by a custodial institution (Custodian) eligible under § 24-75-601 C.R.S.  The Custodian shall issue a safekeeping receipt listing the specific instrument, rate, maturity, and other pertinent information.

ii) Los valores de tipo depósito, como los certificados de depósito, estarán garantizados según lo exige la PDPA para cualquier monto que exceda la cobertura de la Corporación Federal de Seguro de Depósitos (FDIC) o la Corporación Federal de Seguros de Préstamos y Ahorros (FSLIC). Los instrumentos del mercado monetario, como los fondos mutuos del mercado monetario registrados en la Comisión de Bolsa y Valores de EE. UU. (SEC), calificados según § 24-75-601 CRS y los fondos comunes estatales según § 24-75-701 CRS deberán estar garantizados según lo exige la ley.

7. Gestión de efectivo y banca

A. Es política del Distrito garantizar el manejo seguro del dinero a través de un programa eficiente de administración de efectivo. Los fondos estarán en manos únicamente de bancos que aseguren fondos a través de la FDIC o que estén organizados como un Fondo de Inversión Gubernamental según se define en § 24-75-701 CRS.

B. El Distrito se suscribe a la práctica de control dual. El Director, Contador, Presidente de la Junta y Tesorero son los únicos firmantes aprobados. Se requieren dos firmas para:

i)  Apertura y cierre de cuentas.
ii)  Signing checks generated in-house
iii) Autorizar cualquier transferencia de fondos entre cuentas

C. Todos los extractos bancarios serán conciliados mensualmente por el Contador y revisados por el Director y el Comité trimestralmente. Todos los gastos serán revisados mensualmente por el Comité.

D. Los recibos de efectivo se contabilizarán utilizando procedimientos y documentación desarrollados por el Director.

MI. El Distrito acepta pagos en efectivo, cheques, transferencias electrónicas y tarjetas de crédito a través de la cuenta de la biblioteca del usuario. Las personas que emitan cheques que sean devueltos por fondos insuficientes o por cualquier otro motivo pueden ser sometidas a cobranzas y se les cobrará un cargo de $20.00.

F. El Distrito está autorizado a mantener caja chica hasta $ 100.00. El objetivo de la caja chica es proporcionar dinero al personal que realiza pequeñas compras que se necesitan de inmediato y que no superan la suma de $20,00. Se requieren recibos.

GRAMO. No se permiten adelantos de efectivo y salario a los empleados ni el cambio de cheques personales de los empleados.

8. Gestión de la deuda

A. Toda deuda legal según lo prescrito en el § 24-75-9 CRS y § 29-15-104 CRS es un medio potencial para recaudar o asegurar fondos.

B. A business line of credit, not to exceed $100,000, shall be established for the purpose of providing business credit cards to designated staff (see Section 4. I).  The total amount of the credit line shall be established by the Director and approved by the Board.  Two signatures shall be required to secure a business line of credit; 1) the Director, and 2) either the Board President or the Board Treasurer.  The Director shall designate the Accountant to act as Administrator of the business credit card account.

C. La Junta podrá autorizar préstamos temporales a corto plazo cuando corresponda. El plazo del préstamo no podrá exceder de seis meses.

9. Obsequios y memoriales

A. El Director es responsable de presentar a la Junta un informe mensual que muestre los ingresos, gastos y saldos de fondos a la fecha. El Director destacará las variaciones del presupuesto aprobado en el informe mensual.

B. Los Amigos y la Fundación de la Biblioteca de Estes Valley (Friends & Foundation) aceptarán y administrarán todas las donaciones de efectivo, valores, bienes inmuebles y legados hechos al Distrito que sean compatibles con las políticas y procedimientos de la Biblioteca y los Amigos y la Fundación, la intención del donante, y leyes aplicables.

C. Las donaciones de libros y otros materiales similares se transfieren a Friends & Foundation después de que el personal de la Biblioteca selecciona aquellos materiales que cumplen con los criterios de selección habituales de la Biblioteca.

10. Monitoreo y presentación de informes

A. El Director es responsable de presentar a la Junta un informe mensual que muestre los ingresos, gastos y saldos de fondos a la fecha. El Director destacará las variaciones del presupuesto aprobado en el informe mensual.

B. El Director deberá proporcionar una actualización a la Junta mensualmente sobre el cumplimiento de los requisitos de estas Políticas de Gestión Financiera a medida que ocurra el cumplimiento/evento. Este informe incluirá los informes requeridos sobre inversiones según lo establecido en la Sección 6. INVERSIONES, subsección E. Gestión y seguimiento de cartera.

C. En caso de que cualquiera de las cuentas de Reserva caiga por debajo de sus mínimos requeridos, el Director alertará inmediatamente a la Junta y poco después propondrá un plan para restablecer esas cuentas a sus requisitos mínimos.

11. Auditoría Anual

A. As required by § 29-1-601 through § 29-1-608 C.R.S. (Local Government Audit Law), and § 24-90-109 (Library Law), the Board shall ensure that an annual audit of the financial affairs and transactions of all funds and activities of the District be conducted for each fiscal year, and that the results of the audit be distributed as described in these statutes.

B. Es deber del Comité supervisar la Auditoría Financiera anual. Es responsabilidad del auditor planificar y realizar la auditoría. El auditor, con el aporte del personal de la biblioteca, determina que los estados financieros del Distrito están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

C. La auditoría deberá completarse y el informe de auditoría deberá ser presentado por el auditor a la Junta del Distrito a más tardar en la reunión de la junta de junio.

D. The Committee, working with the Director will initiate a review of the audit engagement and performance of the contracted Auditor every seven years.  Bids may be solicited as part of this review in order to ensure competitive rates.

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Las Políticas de Gestión Financiera de la Biblioteca de Estes Valley fueron adoptadas y aprobadas por la Junta Directiva del Distrito de Bibliotecas Públicas de Estes Valley el 17 de noviembre de 2014 y revisadas el 15 de septiembre de 2017, 18 de noviembre de 2019, 16 de febrero de 2021 y 20 de mayo de 2024.

Lynn Lawson, President                                           Anne Dewey, Secretary

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