Gestión financiera
1. Activos monetarios: fondos y reservas
R. Los fondos son entidades contables autoequilibradas con estados financieros separados que detallan sus propios ingresos, gastos, activos y pasivos.
B. Fondo General: El Fondo General financia todos los programas del Distrito y consta de las 4 cuentas que se describen a continuación. Los fondos pueden moverse según sea necesario entre estas cuentas.
i) Cuenta Operativa – Este es el Presupuesto Anual aprobado, que representa las operaciones planificadas del día a día del Distrito. El saldo fluctuará a lo largo del año presupuestario; pero al final de cada año, la cuenta debe retener fondos suficientes para operar los dos primeros meses del año siguiente hasta que se reciban nuevos ingresos tributarios para sostener los gastos operativos.
ii) Reserva operativa a corto plazo: el Distrito mantendrá un saldo de cuenta para fines de liquidez de efectivo fiscal que proporcionará suficiente flujo de efectivo para operar el Distrito durante 3 meses. Este saldo de reserva será de al menos 25% del presupuesto del año en curso. Esta cuenta de reserva incorpora los 3% del presupuesto del ejercicio fiscal requeridos por TABOR como reserva de emergencia.
iii) Reserva operativa a largo plazo: siempre que los ingresos del Distrito superen las necesidades operativas presupuestadas anualmente, el excedente se asignará a esta cuenta para cubrir los gastos operativos futuros previstos. La transferencia de fondos excedentes se realizará cuando finalice el decimotercer mes, a más tardar al final del primer trimestre.
iv) Reserva de reemplazo de capital: el Distrito asignará fondos a esta cuenta para el reemplazo de activos según se considere necesario para mantener las instalaciones y los accesorios para apoyar los programas y servicios de la biblioteca con un cronograma para el reemplazo planificado. Esta reserva tendrá un saldo mínimo no inferior a $100.000.
C. Fondo de Servicio de la Deuda: En el caso de que el Distrito asuma deuda aprobada por los votantes para construcción de capital, este fondo estaría restringido a ese propósito.
2. Plan Financiero Estratégico del Distrito
A. La Junta establecerá, en consulta con el Director, un Plan Financiero Estratégico decenal y lo revisará anualmente.
3. Presupuesto anual
A. El presupuesto anual es el plan financiero para el funcionamiento del Distrito para el año en curso. Proporciona el marco tanto para los gastos como para los ingresos del año y traduce en términos financieros las prioridades del Distrito. El año fiscal del Distrito es del 1 de enero al 31 de diciembre.
B. El desarrollo, presentación y administración del presupuesto anual son responsabilidad del Director asistido por el designado. El proceso comienza en septiembre con el presupuesto final aprobado por la Junta en diciembre antes de la fecha límite establecida por el Estado de Colorado.
C. El presupuesto propuesto estará disponible para la vista del público y se llevarán a cabo dos audiencias públicas antes de la aprobación final en diciembre.
D. El presupuesto final se aprobará mediante resolución y se presentará como un monto total de gastos asignados con una resolución que autorice la evaluación del impuesto al molino.
MI. La Junta debe aprobar cualquier aumento posterior al total de gastos asignados mediante resolución tan pronto como sea práctico después de que se conozca el exceso.
4. Compras, Contratos, Giro de Cheques y Tarjetas de Crédito
A. Es política del Distrito garantizar un método responsable de rendición de cuentas en materia de adquisiciones, mantener el control presupuestario y asegurar bienes y servicios de calidad al mejor costo posible.
B. Las compras se realizarán al proveedor que tenga el costo más bajo cuando la calidad y la puntualidad sean comparables.
C. Si una compra es inferior a $5,000, entonces el Director puede hacer una selección sin solicitar ofertas o propuestas; pero, el Director tomará cotizaciones informales y comparará precios de tantos proveedores de bienes o servicios como sea práctico.
D. Para compras mayores a $5,000 el director tiene la discreción de usar Comunidades de EE. UU., Programa de compras del estado de Colorado. Debido a que US Communities ya ha adquirido varias ofertas, estos proveedores se pueden utilizar sin el proceso de oferta. En caso de que no haya un proveedor adecuado disponible dentro de las comunidades de EE. UU., el Director solicitará cotizaciones de tres o más proveedores conocidos por proporcionar los bienes o servicios requeridos. Si no hay tres proveedores disponibles, el Director solicitará ofertas de tantos proveedores como se considere practicable.
E. Se delega en el Director la autoridad para adjudicar todas las ofertas o contratos por un total inferior o igual a $10,000. Sólo la Junta adjudicará ofertas superiores a $10.000.
F. El Director verificará las referencias de proveedores y contratistas y exigirá pruebas de que los contratistas tienen licencia, están garantizados y asegurados antes de otorgar un contrato para los servicios que se realizarán para la Biblioteca.
G. El Director revisará todos los contratos existentes con la Junta cada dos años o según sea necesario. Al renovarse, se podrá decidir volver a licitar los contratos como se indicó anteriormente.
h. Las tarjetas de crédito sólo se pueden utilizar para asuntos oficiales de la biblioteca. Las tarjetas de crédito se distribuirán al Director, y el Director tiene autoridad para distribuir más tarjetas al personal con importantes responsabilidades de compras. Cada titular de tarjeta debe firmar el Acuerdo de Tarjeta de Crédito del Distrito. Las tarjetas de crédito deben entregarse al terminar el empleo oa solicitud del Director.
5. Activos fijos
A. El Distrito considera que lo mejor para el público que representa es proporcionar un registro de los activos fijos que posee el Distrito. Para ser clasificada como activo fijo, una unidad específica de propiedad debe poseer tres atributos: valor tangible, una vida esperada de más de un año y un costo original o valor registrado de al menos $5,000. Una unidad incluye todos los componentes necesarios para que la unidad se utilice para el propósito previsto.
B. El Distrito mantendrá un sistema para un inventario anual de todos los artículos que cumplan con los criterios anteriores. Este sistema cumplirá las funciones de control y seguimiento de los bienes del Distrito. La responsabilidad del sistema recaerá en el Director o su designado.
C. Los activos adquiridos y clasificados como activos fijos de conformidad con esta política se registrarán como desembolsos de capital y se inventariarán como activos fijos para fines de presentación de informes financieros. Los activos que cumplan todos los criterios excepto los de costo original se registrarán como una categoría separada de desembolso de capital.
D. Los bienes excedentes totalmente depreciados podrán enajenarse con las siguientes prioridades:
i) Otra biblioteca u otro organismo público sin fines de lucro, preferentemente mediante venta.
ii) Una venta anunciada públicamente.
iii) Vendidos a liquidadores o casas de subastas.
iv) Desechado si se considera que está en tan malas condiciones que no se puede vender.
6. Inversiones
A. Alcance: Esta Política de Inversión (Política) se aplica a las actividades del Distrito con respecto a la inversión de los activos financieros del Distrito.
B. Objetivos: Los fondos del Distrito se invertirán de acuerdo con esta política y los Estatutos Revisados de Colorado (CRS) § 24-75-601. La cartera de inversiones del Distrito se administrará de manera que se alcance una tasa de rendimiento adecuada a lo largo de los ciclos presupuestarios y económicos, preservando y protegiendo al mismo tiempo el capital en la cartera general. Los principales criterios de inversión en secuencia prioritaria son la seguridad, la liquidez y el rendimiento.
Los términos de vencimiento de la inversión deben seleccionarse y planificarse para garantizar la disponibilidad de fondos para los gastos planificados. Todas las cuentas del Fondo General son elegibles para inversiones; sin embargo, los activos líquidos deben estar fácilmente disponibles cuando se requiera su uso designado.
C. Delegación de Autoridad: El Director o su designado será el Gerente de Inversiones (Gerente) responsable de las decisiones y actividades de inversión. Con carácter previo a cualquier delegación, el Director informará al Consejo de la propuesta de delegación, razonando la misma. La persona o entidad que reciba la delegación no podrá delegar más la función. El Gestor operará el programa de gestión de inversiones de conformidad con esta política. El Comité de Finanzas (Comité) designado por la Junta asegurará que el Administrador cumpla con esta política e informará cualquier inconsistencia a la Junta.
D. Prudencia:
i) El estándar de prudencia que deberá aplicar el Administrador será la Regla del Inversor Prudente, que establece que las inversiones se realizarán con criterio y cuidado, en las circunstancias que prevalezcan en ese momento, que personas de prudencia, discreción e inteligencia ejercen en la gestión de sus propios asuntos, no para especulación, sino para inversión, considerando la probable seguridad de su capital así como los probables ingresos que se derivarán. Esta regla se aplicará en el contexto de la gestión de la cartera global.
ii) El Administrador, actuando de conformidad con esta política y ejerciendo la debida diligencia, no será considerado personalmente responsable de transacciones de inversión específicas, el riesgo crediticio de un valor o los cambios en el precio de mercado.
iii) El Administrador será responsable de garantizar suficiente liquidez de inversión para que las operaciones del Distrito puedan mantenerse con un endeudamiento mínimo en caso de quiebra de cualquier institución financiera.
E. Gestión y seguimiento de la cartera:
i) Todas las inversiones se realizarán de conformidad con el CRS, que incluye lo siguiente: § 30-10-708 CRS (Depósito de Fondos en Bancos y Asociaciones de Ahorro y Préstamo); § 11-10.5-101 CRS et. siguiente (Ley de Protección de Depósitos Públicos (PDPA)); § 24-75-601 CRS et. siguiente (Fondos – Inversiones Legales); § 24-75-603 CRS (Depósitos); y § 24-75-702 CRS (Gobiernos locales – Autoridad para agrupar fondos excedentes). Cualquier revisión o extensión de estas secciones de los estatutos se considerará parte de esta política inmediatamente después de la fecha de vigencia posterior a su promulgación.
ii) La Gestora organizará, controlará y tomará decisiones relacionadas con las necesidades de flujo de caja y las oportunidades de inversión. Al realizar inversiones a plazo fijo, el Administrador seleccionará inversiones con plazos de vencimiento consistentes con los requisitos futuros de flujo de efectivo del Distrito. Se deben seleccionar instrumentos que proporcionen el mayor valor dentro del vencimiento requerido y dentro de los parámetros de esta política.
Además, el Administrador deberá realizar una revisión de diligencia debida de la condición y el historial regulatorio de cada institución financiera, incluidos los fondos estatales, antes de invertir.
iii) El contenido del portafolio de inversiones será revisado periódicamente por el Comité y presentado al Directorio para su revisión anualmente, o con mayor frecuencia según lo solicite, como un informe de inversiones. El informe constará de: calificaciones de inversiones, rendimiento, comparaciones de índices de referencia y narrativas.
iv) El Gerente podrá convocar a un grupo de ciudadanos conocedores para que actúen como asesores. Este grupo no tendrá poder para modificar estas políticas de inversión ni tomar ninguna decisión delegada al Gestor de Inversiones en virtud de estas políticas, sino que tendrá carácter únicamente de asesoramiento.
F. Diversificación de la cartera:
i) Todas las inversiones se considerarán de corto plazo (menos de un año) o de largo plazo (de uno a cinco años). El Gerente debe elegir las inversiones para cumplir con los objetivos de flujo de efectivo establecidos en los planes estratégicos y presupuestos aprobados por la Junta.
ii) El Gestor diversificará las inversiones utilizando múltiples vehículos de inversión para que, siempre que sea posible, la cartera total esté bien diversificada.
iii) Los instrumentos y diversificación para la cartera de largo plazo serán los mismos que para la cartera de corto plazo. Ninguna inversión a largo plazo excederá los 5 años sin la aprobación de la Junta.
G. Custodia y Garantía:
i) Todos los valores de inversión a plazo fijo adquiridos conforme a esta política se mantendrán bajo custodia de terceros por una institución de custodia (Custodio) elegible según § 24-75-601 CRS. El Custodio emitirá un recibo de custodia que detalle el instrumento específico, la tasa y el vencimiento. y otra información pertinente.
ii) Los valores de tipo depósito, como los certificados de depósito, deberán estar garantizados según lo exige la PDPA por cualquier monto que exceda la cobertura de la Corporación Federal de Seguro de Depósitos (FDIC) o la Corporación Federal de Seguros de Préstamos y Ahorros (FSLIC). Los instrumentos del mercado monetario, como los fondos mutuos del mercado monetario registrados en la Comisión de Bolsa y Valores de EE. UU. (SEC), calificados según § 24-75-601 CRS y los fondos comunes estatales según § 24-75-701 CRS deberán estar garantizados según lo exige la ley.
7. Gestión de efectivo y banca
R. Es política del Distrito garantizar el manejo seguro del dinero a través de un programa eficiente de administración de efectivo. Los fondos estarán en manos únicamente de bancos que aseguren fondos a través de la FDIC o que estén organizados como un Fondo de Inversión Gubernamental tal como se define en
§ 24-75-701 CRS
B. El Distrito se suscribe a la práctica de control dual. El Director, Contador, Presidente de la Junta y Tesorero son los únicos firmantes aprobados. Se requieren dos firmas para:
i) Apertura y cierre de cuentas.
ii) Firma de cheques generados internamente
iii) Autorizar cualquier transferencia de fondos transferidos
C. Todos los extractos bancarios serán conciliados mensualmente por el Contador y revisados por el Director y el Comité. Todos los gastos serán revisados mensualmente por el Comité.
D. Los recibos de efectivo se contabilizarán utilizando procedimientos y documentación desarrollados por el Director.
MI. El Distrito acepta pagos en efectivo, cheques y transferencias electrónicas. Las personas que emitan cheques que sean devueltos por fondos insuficientes o por cualquier otro motivo pueden ser sometidas a cobranzas y se les cobrará un cargo de $20.00.
F. El Distrito está autorizado a mantener caja chica hasta $ 100.00. El objetivo de la caja chica es proporcionar dinero al personal que realiza pequeñas compras que se necesitan de inmediato y que no superan la suma de $20,00. Se requieren recibos.
GRAMO. No se permiten adelantos de efectivo y salario a los empleados ni el cambio de cheques personales de los empleados.
8. Gestión de la deuda
R. Toda deuda legal según lo prescrito por CRS es un medio potencial para recaudar fondos.
B. La Junta podrá autorizar préstamos temporales a corto plazo cuando sea apropiado. El plazo del préstamo no podrá exceder de seis meses.
C. Se establecerá una línea de crédito comercial, que no excederá $100,000, con el fin de proporcionar tarjetas de crédito comerciales al personal designado (consulte la Sección 4. I). El monto total de la línea de crédito será establecido por el Director y aprobado por la Junta. Se requerirán dos firmas para garantizar una línea de crédito comercial; 1) el Director, y 2) el Presidente de la Junta o el Tesorero de la Junta. El Director designará al Contador para que actúe como Administrador de la cuenta de tarjeta de crédito empresarial.
D. La Junta puede autorizar emisiones de boletas que, de ser exitosas, permitirían la emisión de instrumentos de bonos de capital para financiamiento de construcciones importantes.
9. Obsequios y memoriales
A. El Distrito reconoce la gran importancia de los obsequios y donaciones para el desarrollo y crecimiento futuro de la Biblioteca. Todos los obsequios se consideran aceptados cuando el Director o la Junta determinan que pueden ser utilizados o beneficiados por la Biblioteca.
B. La Fundación y Amigos de la Biblioteca de Estes Valley (Friends & Foundation) aceptará y administrará todas las donaciones de efectivo, valores, bienes inmuebles y legados hechos al Distrito que sean compatibles con las políticas de la Biblioteca y de la Fundación y los Amigos, la intención del donante y las políticas aplicables. leyes.
C. Las donaciones de libros y otros materiales similares se transfieren a Friends & Foundation después de que el personal de la Biblioteca selecciona aquellos materiales que cumplen con los criterios de selección habituales de la Biblioteca.
10. Monitoreo y presentación de informes
A. El Director es responsable de presentar a la Junta un informe mensual que muestre los ingresos, gastos y saldos de fondos a la fecha. El Director destacará las variaciones del presupuesto aprobado en el informe mensual.
B. Durante el cuarto trimestre de cada año fiscal, el Director deberá presentar al Directorio un informe anual que aborde el cumplimiento de los requisitos de estas Políticas de Gestión Financiera. Este informe también incluirá los informes requeridos sobre inversiones según lo establecido en la Sección 6. INVERSIONES, subsección E. Gestión y seguimiento de cartera.
C. En caso de que cualquiera de las cuentas de Reserva caiga por debajo de sus mínimos requeridos, el Director alertará inmediatamente a la Junta y poco después propondrá un plan para restablecer esas cuentas a sus requisitos mínimos.
D. Semestralmente, el Distrito contratará a un profesional financiero externo para brindar seguridad razonable con respecto al logro de las actividades preventivas y de detección con los siguientes objetivos:
i) Fiabilidad de la información financiera y de las actividades financieras transaccionales.
ii) Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
11. Auditoría Anual
A. Según lo requerido por § 29-1-601 a § 29-1-608 CRS (Ley de Auditoría del Gobierno Local) y § 24-90-109 (Ley de Biblioteca), la Junta deberá garantizar que se realice una auditoría anual de los asuntos y transacciones financieras. de todos los fondos y actividades del Distrito se realice para cada año fiscal, y que los resultados de la auditoría se distribuyan como se describe en estos estatutos.
B. Es deber del Comité supervisar la Auditoría Financiera anual. Es responsabilidad del auditor planificar y realizar la auditoría. El auditor, con el aporte del personal de la biblioteca, determina que los estados financieros del Distrito están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
C. La auditoría deberá completarse y el informe de auditoría deberá ser presentado por el auditor a la Junta del Distrito a más tardar en la reunión de la junta de junio.
D. El Comité, en colaboración con el Director, iniciará una revisión del compromiso de auditoría y el desempeño del Auditor contratado cada cinco años. Se pueden solicitar ofertas como parte de esta revisión para garantizar tarifas competitivas.
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Las Políticas de Gestión Financiera de la Biblioteca de Estes Valley fueron adoptadas y aprobadas por la Junta Directiva del Distrito de Bibliotecas Públicas de Estes Valley el 17 de noviembre de 2014 y revisadas el 15 de septiembre de 2017, 18 de noviembre de 2019 y 16 de febrero de 2021.
John Krueger, Presidente Peter Johnson, Secretario
